Inwentaryzacja w aptece krok po kroku

Inwentaryzacja to inaczej czynności wykonywane w celu precyzyjnego określenia zgodności stanu leków w aptece z ich ewidencją w systemie. Każda apteka, tak jak inne przedsiębiorstwo, powinna przeprowadzać regularne inwentaryzacje.

Sam proces inwentaryzacji jest długi i żmudny, jednak można się do niego wcześniej przygotować.Sam proces inwentaryzacji jest długi i żmudny, jednak można się do niego wcześniej przygotować.

Kiedy przeprowadzać inwentaryzację?

Inwentaryzację powinno się przeprowadzać regularnie w celu utrzymania prawidłowych stanów apteki. Często można wykonywać ją częściej niż raz w roku w przypadku zmiany kierownika, właściciela czy współwłaściciela, a także otwarcia apteki, lub jej zamknięcia. To jak często ją przeprowadzać zależy od sytuacji apteki oraz decyzji jej właściciela, ustawowo powinno się wykonywać inwentaryzację raz w roku.

Sam proces inwentaryzacji powinno się przeprowadzić, gdy apteka nie pracuje, w związku z tym, że nie powinno się zmieniać stanów produktów leczniczych podczas jej trwania. W praktyce remanent odbywa się po zamknięciu apteki w nocy, przy aptekach pracujących codziennie, lub w weekend. 

Czytaj także: Zmiany w aptekach w 2023 roku

Jak się do niej przygotować?

Sam proces inwentaryzacji jest długi i żmudny, jednak można się do niego wcześniej przygotować. Warto zastosować się do poniższych rad. 

Policz wcześniej leki recepturowe

Dzień lub dwa przed inwentaryzacją można po wykonaniu wszystkich leków przeprowadzić inwentaryzację wszystkich substancji, jakie apteka posiada do sporządzania leków recepturowych. Po jej wykonaniu dobrze by było nie wykonywać żadnych leków recepturowych. 

Policz wcześniej pieluchomajtki

Jeśli apteka realizuje wnioski na pieluchomajtki, zazwyczaj posiada ich sporą ilość. Warto przeliczyć dokładnie w tygodniu poprzedzającym inwentaryzację stany pieluchomajtek. Później w celu eliminacji błędu można wydawać pacjentom produkty, prosząc innego pracownika o weryfikację zgodności ilości naliczonej w systemie z fizycznie wydawanym produktem.

Policz wcześniej produkty sprzedawane na sztuki

Przeliczenie stanów produktów wydawanych na sztuki takich jak igły, opatrunki, plastry, czy rękawiczki trwa bardzo długo. Wobec tego wcześniej można przeliczyć otwarte opakowania i nakleić na nie kartki z dokładną ilością sztuk. Kolejna osoba, która wydaje leki z otwartych opakowań, koryguje ilość na kartce. W ten sposób w trakcie inwentaryzacji nie trzeba liczyć pojedynczych sztuk, co przyspiesza pracę.

Przygotuj magazyn do inwentaryzacji

Już na długo przed rozpoczęciem inwentaryzacji pracownicy mogą uporządkować magazyn. Leki spiąć gumkami recepturkami po 5 lub 10 sztuk i ułożyć równo. Poukładać te same preparaty w jednym miejscu w aptece. 

Czytaj także: Nowy wykaz państw, które nie realizują e-recept transgranicznych

Sposoby przeprowadzenia inwentaryzacji 

Ze względu na to, że inwentaryzacja jest przeprowadzana poza godzinami pracy apteki, często w godzinach nocnych, należy znaleźć chętnych pracowników na wykonanie takiej pracy. Niektóre apteki zatrudniają firmy zewnętrzne, które specjalizują się w inwentaryzacjach. Jest to coraz bardziej powszechny proceder. Inwentaryzację można wykonać na kilka sposobów. 

Prowadzenie listy

Najstarszym sposobem jest przeprowadzanie spisów z natury. Grupy pracowników przeprowadzają spis produktów kolejno z każdej półki i szuflady w magazynach. Można również wykonać wydruk stanów magazynowych i podzielić kartki między grupy pracowników. 

Kolektor

Obecne systemy apteczne pozwalają na przeprowadzenie inwentaryzacji za pomocą kolektorów, którymi skanuje się kolejno preparaty w aptece, a następnie wgrywa do systemu i porównuje stany.

Wykonywanie sztucznie przesunięć MM 

Można również podzielić się na zespoły dwuosobowe do każdego komputera w aptece i kolejno wykonywać przesunięcia leków. Jedna osoba wykonuje przesunięcie preparatu w takiej ilości, jaką dyktuje druga osoba. Ze względu na to, że komputerów nie ma w magazynach, można rozmawiać przez zestawy słuchawkowe, znacznie przyspiesza to pracę. Na sam koniec sprawdza się, co zostało na stanie i to jest brak apteki. W międzyczasie nadwyżki pakuje się do kartonów i na koniec również zlicza.

Zobacz także: Obowiązkowy formularz elektroniczny już dostępny na stronie GUS

Czy można wprowadzać leki podlegające serializacji jako nadwyżkę?

Wraz z wprowadzeniem obowiązku serializacji leków dostępnych na receptę pojawiła się wątpliwość, co zrobić z lekami na receptę, które zostaną w nadwyżce po inwentaryzacji. Każdy z tych leków należy sprawdzić pod kątem aktywności kodu QR. Opakowania nieaktywne niestety nie mogą być ponownie wprowadzone do obrotu.

mgr farm. Martyna Piotrowska

Jak oceniasz artykuł?

Twoja ocena: Jeszcze nie oceniłeś/aś artykułu

Udostępnij tekst w mediach społecznościowych

0 komentarzy - napisz pierwszy Komentujesz jako gość [ lub zarejestruj]